とあるweb屋の仕事術

10年以上現役のweb製作屋さん。web製作雑務全部やる。

web製作でのメール術「メールは先に書いておく」

web製作でのメール術「メールは先に書いておく」

web製作や保守運用する場合社内・社外に関わらず、

メールでのやりとりが多いと思います。

 

今回はメールを先に書いておくメール術を紹介します。

僕がよくやるメール技です。

使いドコロは、タスクの完了報告や進捗報告など、

なにか物事を報告するとき。

 

たいていの人は、物事が完了してから

メールを書いて相手に報告や情報共有をすると

思いますが、僕の場合は、

 

物事が完了する前に、完了した体(てい)で

メールを先に書いておく

 

ということをしています。

物事を誰かにメールするときには、

報告する内容はほぼ決まっているはずで、

だいたいの内容は下記のようなものです。

 

あれこれかくかくしかじかで、

こういう状況になっています、なりました。

よろしくです。

 

こういうメールは、

先に書いておける内容です。

先にメモ帳などに書いておくことをおすすめします。

 

先に書いておくことで、完了したらすぐに

メールを送信できます。

そんなすぐにメール送信する必要ないのでは、

と思うかもしれませんが、メールの報告は、

早いほうがいいときは、やっぱりあって。

 

電話するほどでもないけど

早く報告しないといけないもの、

早く報告をあげたいものというのは

webの受託をやっているとあるんですよね。

 

物事が完了してからメールを書き出すと、

実際に作業が完了してからメールを書き終わるまで

時間がかかっていることになるので、

ある意味、時間のロスなんです。

 

相手はメールを受信したときに完了したと

知るので、メールを書いている時間分、

損しています。

 

僕の場合は、

作業に詰まったり、集中力が少し切れたとき、

脳が疲れたなというときに完了したらすぐさせる

ように、メールの下書きをメモ帳にしたためて

おいています。

 

ずっと「作業」をしていると

脳がつかれるので、休ませる意味もあって、

だらだらと報告する内容を箇条書きにしたり。

 

空き時間に報告の内容メールにまとめておくかー、

というような感覚です。

ディレクターのような立場であれば、デザイナや

エンジニアが作業しているあいだに書いておけば

スムーズです。

 

最終的には、物事が完了したときに清書してから

メールを送信しますが、あらかじめメールを

準備しておくと、報告が早くなるのでおすすめです。