とあるweb屋の仕事術

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10年以上現役のweb製作屋さん。web製作雑務全部やる。

メール技「1メールひとつの要件」伝える・伝わるメールの書き方

メール技「1メールひとつの要件」伝える・伝わるメールの書き方

Web制作で

重要なスキルのひとつ「メール」。

 

クライアントとのやりとりや、

社内でのやりとりはいろいろな

コミュニケーションツールがありますが、

絶対に使用するのは「メール」ですよね。

 

メールをうまく使いこなせば、

日々の業務や案件をスムーズに

進めることができますが、

メールの仕方が下手であれば、

相手とメールのラリーが何回も続き、

コミュニケーションコストが

かかって仕方がないということにも

なりかねません。

 

メールで意識するとやりとりがスムーズにできる

方法を2つ紹介します。

 

1つ目は「1メールひとつの要件にする」です。

メールで相手に連絡する場合、

ずらずらと要件をまとめて書いてはいけません。

かならず「1メールひとつの要件」です。

 

これはなぜかというと、

ひとつのメールの中にいくつも要件を書いた場合、

相手が要件を取りこぼすことがあるからです。

 

メールを出して返ってきたけど、

肝心なことに回答してもらえていない、という経験は

ありませんか?

いくつも要件を書くと、スルーされてしまう可能性が

高くなります。

 

「1メールひとつの要件」にすると、

あとからログを探しやすいという利点もあります。

あのやりとりどこだっけと探す際に、

「1メールひとつの要件」というルールで

書いていれば簡単に見つかります。

 

こういうのが時短になったりするので、

要件が複数ある場合は、まとめて書くのではなく、

メールを複数送りましょう。

 

2つ目は「できるだけ具体的に書く」です。

メールは文章なので、

受け手が誤った解釈をしてしまうこともあります。

相手に何かを確認してもらうときは、

できるだけ具体的に書く。

参考になるような例や、資料があるのであれば添付

する、図解する、具体的に見せる。

 

具体的に書くコツは、YES/NOで回答がもらえる

レベルのことを書く、を基準にするとよいと思います。

 

まとめ。

 

メールは

 ・1メールひとつの要件にする

 ・できるだけ具体的に書く

です。

 

スムーズに案件をこなすためのメールの秘訣でした。